Externalisation : comment choisir le meilleur cabinet comptable ?

Chaque jour, le nombre de petites et moyennes entreprises qui décident de faire appel à un service d’externalisation comptable augmente. Certains des avantages offerts par cette alternative sont : La réduction des risques d’omissions pour non-conformité et amendes pour présentation intempestive.

Les prestataires de ce service disposent d’une méthodologie qui leur permet de contrôler qu’ils respectent adéquatement les engagements pris vis-à-vis de leurs clients. Pour éviter un défaut, ce concept peut représenter la perte du client.

L’élimination du risque de contingences de main-d’œuvre. La sécurité dans la continuité du service. Les cabinets fournisseurs ont une structure qui permet de remplacer rapidement le comptable titulaire en cas d’absence.

Les critères à considérer dans l’évaluation d’un cabinet comptable prestataire

Bien que le prix soit un facteur important dans la prise de décision d’embaucher un cabinet d’expert-comptable Saint-Gilles, ce n’est pas le seul à considérer. Les facteurs supplémentaires à prendre en compte incluent les éléments suivants :

  • La stabilité et l’expérience du cabinet d’externalisation comptable sur le marché. Une note plus élevée devrait être accordée aux fournisseurs ayant plus d’années d’expérience. Les entreprises ayant des représentations internationales devraient également recevoir une note plus élevée, car elles ont tendance à avoir de meilleures normes en matière de prestation de services comptables.
  • L’expérience dans la gestion de comptes internationaux. Les entreprises étrangères ont des normes d’exigence plus élevées dans la fourniture du service. L’expérience du fournisseur dans la gestion des comptes de clients étrangers avec des opérations en Belgique doit être évaluée.
  • La structure organisationnelle de l’entreprise fournisseur. Il est important que le service ne dépende pas d’une seule personne et qu’il dispose de spécialistes à plein temps dans les domaines de l’informatique, de la fiscalité et du conseil en gestion. Aussi, avec une structure qui comprend plusieurs comptables dûment inscrits à la régistre national pour soutenir et remplacer le comptable régulier en cas d’absence pour cause de maladie, accident, vacances ou autre raison.
  • La formalité des locaux du prestataire. Il est important de faire une visite pour observer les conditions dans lesquelles opère le fournisseur et la notion de commande dans la maîtrise de la papeterie ainsi que la facilité des communications par voie numérique.
  • Obtention de références. Il est important de se renseigner sur les lacunes observées dans la fourniture du service telles que : les retards dans la livraison des informations, l’attention insuffisante aux requêtes, le soutien à l’attention des exigences SAT et en général l’attitude dans le service client.

Les aspects à prendre en compte lors de l’embauche du fournisseur de services d’externalisation comptable

Il est important de formaliser la contractualisation du service d’externalisation comptable au moyen d’un document. Le contrat doit tenir compte d’aspects tels que :

La déclaration que l’entreprise qui fournit les services comptables est responsable des relations avec le personnel qui fournit le service et qu’il n’y aura pas d’éventualité future de main-d’œuvre due au paiement d’une rémunération ou de tout autre concept.

La mention que l’entreprise fournisseur est responsable de la gestion des relations avec le personnel liées à la sécurité au travail et aux accidents du travail.

Que le cabinet prestataire garantit la continuité du service comptable et s’engage à prendre les mesures nécessaires pour assurer ladite continuité. Déclaration de confidentialité, en ce sens que l’entreprise fournisseur s’engage à ne pas divulguer à des tiers des informations sur les opérations de son client, sans autorisation appropriée.

Le prestataire doit s’engager à ce que les informations contenues dans ses systèmes ne soient pas accessibles ou utilisées par des tiers pour causer un dommage ou un préjudice à son client.

Que l’entreprise fournisseur assume la responsabilité du paiement des amendes ou des intérêts pour omissions injustifiées conformément aux obligations fiscales. En général, le client potentiel doit se renseigner sur le parcours du professionnel en qui il accordera sa confiance et prendre une décision garantissant une relation à long terme.

En établissant une relation à long terme, le client obtient que le fournisseur conserve la mémoire des événements survenus dans le passé liés à ses opérations et qui peuvent être importants pour prendre des décisions concernant un événement futur dans la gestion de l’entreprise.

Comment boucler la boucle ?

Le client doit superviser périodiquement les services d’externalisation comptable fournis par le cabinet prestataire. Afin de ne pas engager de frais supplémentaires, vous pouvez confier cette fonction de supervision à un membre de votre personnel qui effectuera une visite au moins une fois par an pour vérifier des aspects tels que :

  • La notion d’ordre dans la gestion de l’information comptable et des documents associés.
  • La solvabilité fiscale qu’il n’y a pas d’omissions en attente.
  • La stabilité du personnel affecté à l’attention de ses opérations.
  • Mise à jour des livres comptables imprimés.
  • De manière générale, ratifie la confiance placée dans le prestataire de services.

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